Как будет транслировано сообщение - не менее важно, чем его содержание, особенно когда речь идет о внутренних коммуникациях. Культура может предоставить организации огромное стратегическое преимущество. Поэтому то, из чего состоит культура - цели, ценности, практики - должно быть эффективно донесено до работников. Какие шаги для этого нужно сделать? 1. Сначала - сформировать видение и стратегию. Какой результат для своей команды и компании вы хотите получить с помощью внутренних коммуникаций? Как вы к нему доберетесь? Что требует совершенствования, чтобы вы могли получить желаемый результат? Когда вы бы хотели достичь цели? Ответы на эти вопросы помогут создать внутреннюю коммуникацию, ее стратегию. То, как она будет сформулирована, зависит от потребностей вашего бизнеса: она может быть более простой или сложной, более общей или специфической и т. д. Главное, что правильно сформированная стратегия будет помогать вам не сойти с правильного пути и делать компанию более эффективной во внутренних коммуникациях. 2. Использовать правильные инструменты. Все члены команды очень занятые люди, поэтому менее всего им нужна система внутренних коммуникаций, которая является скучной и полной трений. Избежать этих ошибок помогают современные программные решения, например, ПО для общения (Telegram, Slack, Yammer, HipChat), облачные технологии (вроде Google Drive), использование единой платформы для переписки, ведения календарей, документов и т. п. (Google, Apple, Microsoft). Также важно избегать перегрузки электронных писем картинками в подписи. 3. Добавить визуала. Существует статистика, что у 65% людей преобладает визуальное восприятие, а правильные визуальные эффекты позволяют передавать информацию легче, создавать более сильное впечатление, чем текст. Поэтому эксперты по коммуникациям советуют транслировать значительную часть внутренних сообщений с помощью экранов, установленных в офисе. Так можно информировать команду об интересных событиях, новых вакансиях, показателях продаж; вдохновлять работников, транслируя цитаты-мотиваторы или напоминая о целях компании; развлекать их (показывая общие фотографии или ленты социальных медиа). 4. Уделять внимание развлекательной составляющей внутренних коммуникаций. Представление о том, что работа не должна быть развлечением, давно устарело. По данным опроса, проведенного в текущем году, 88% сотрудников различныых компаний хотят работать в веселой среде. Поэтому стоит, например, создать специальный канал, где люди будут делиться смешными новостями, видео или чем угодно другим. 5. Измерять все, что только можно. Способность количественно оценить и увидеть - как движется компания, творит чудеса для мотивации работников. Метрики должны информировать команду о текущей и прошлой эффективности организации, тенденциях эффективности, прогрессе в достижении целей. Можно использовать экраны в офисе, чтобы сообщать работникам эту информацию. 6. Не упускать большую картину за локальными шагами. Коммуникация конкретной информации может обеспечить фантастические результаты, однако это может произойти за счет общей цели компании, миссии и других компонентов культуры. Поэтому нужно удерживать баланс во внутренних коммуникациях между повседневными вопросами и долгосрочными целями. Напоминать о большой картине можно с помощью тех же инструментов: электронных писем, цифровых дисплеев или внутренних информационных бюллетеней. Главное - регулярно напоминать работникам, что они являются частью чего-то большего, чем они сами. 7. Создать каналы для получения идей и обратной связи. Для эффективности бизнеса нужна обратная связь не только от клиентов, но и от работников. Поэтому важно, чтобы члены команды имели возможность поделиться своим мнением и идеями о своих рабочих местах, текущих продуктах, возможных будущих продуктах или о компании в целом. Каналами могут быть корпоративный чат, доска в офисе, облачный сервис и тому подобное. 8. Поощрять взаимодействие различных подразделений. Если одной из целей внутренних коммуникаций является стимулирование работников учиться друг у друга, то ключевым становится общение между департаментами. Следует регулярно проводить сессию вопросов и ответов для представителей различных подразделений, где они могли бы обмениваться мнениями. Кроме взаимного обучения, такие встречи позволяют людям почувствовать себя членами одного коллектива. 9. Избегать перегрузки информацией. Интернет-эпоха открыла доступ к огромному объему информации и мгновенной переписки, и это может быть как благословением, так и проклятием. Во внутренних коммуникациях меньше - это нередко лучше. Главное - предоставить людям нужную информацию в нужное время, а не завалить их новостями и объявлениями. 10. Не просто информировать, а вдохновлять на действия. Этого можно достичь, если использовать сообщения, побуждающие к действиям, напоминать о миссии и цели компании, делиться мотивационными цитатами, а также предлагать награду команде или отдельным людям за определенные достижения. 11. Использовать «политику открытых дверей». Она не ограничивается физическим пространством: каждый работник должен иметь возможность общаться с кем-либо в компании, в том числе с руководством через систему внутренних коммуникаций. Независимо от того, какого размера ваша организация, эта практика помогает построить честные отношения между членами коллектива. 12. Обеспечивать прозрачность коммуникаций. Прозрачность - это нечто большее, чем просто политика компании. Она имеет решающее значение для внутренних коммуникаций, поскольку порождает доверие и открытый диалог. Если ваша команда чувствует, что не располагает информацией по определенным вопросам и не знает, где ее получить, то это негативно влияет на отношения в коллективе и эффективность. Понятно, что не все данные могут быть доступны каждому, но обеспечение определенного уровня прозрачности может иметь огромное влияние на взаимопонимание в вашей компании. 13. Стимулировать использование социальных медиа. Некоторые думают, что социальным медиа нет места в офисе. Однако если поощрять людей к правильному их использованию, то можно получить положительный эффект. Например, можно попросить работников делиться своими фотографиями в офисе, отмечать компанию как место, где они работают и т. д. Это делает организацию более живой и человечной для стороннего наблюдателя. 14. Делиться новостями вашей сферы бизнеса, трендами, инсайтами. Ваша команда не является только частью компании, она также есть частью определенной рыночной сферы. Поэтому работникам важно быть в курсе новостей - всем, от генерального директора до веб-дизайнера. Следует поощрять их делиться событиями, рыночными тенденциями и другой полезной информацией. 15. Использовать внутренние коммуникации, чтобы отмечать успехи. Каждый работник стремится чувствовать себя ценным. Опросы американской психологической ассоциации показали, что люди, которые чувствуют, что их ценят, имеют более высокий уровень вовлеченности, удовлетворенности и мотивации. Поэтому следует использовать внутренний информационный бюллетень или другие каналы для того, чтобы сообщать об успехах работников всей компании. 16. Создать «персонажей»-клиентов и рассказать о них команде. Стоит сформировать профили типичных клиентов, укомплектованные фотографиями, демографическими показателями, тем, что нравится или не нравится этим людям, включая телепрограммы, еду и тому подобное. Таким образом, клиенты становятся яркими, живыми. Этих «персонажей» следует использовать во внутренних коммуникациях, напоминать о них работникам с помощью информационных бюллетеней или цифровых экранов в офисе. 17. Делать акцент на ресурсах и развитии. Внутренние коммуникации должны последовательно транслировать, какие преимущества и ресурсы доступны сотрудникам (начиная от медицинского страхования и заканчивая обучением). Для этого следует использовать комбинацию электронной почты, чата, цифровых экранов, внутренних блогов или личных встреч команды. 18. Думать как маркетолог. Очень часто бюджет на внутренние коммуникации является весьма ограниченным, и поэтому для общения со всеми работниками используется единый подход. Однако это неэффективный и устаревший метод. Компаниям следует применить персонализированный подход - так же, как и в маркетинговых коммуникациях с текущими или потенциальными клиентами. А это значит - предоставлять работникам релевантную именно для них информацию в нужное время. Только при таком условии внутренние коммуникации будут действенными.